こんにちは、ぽんです
いつも訪問ありがとうございます
今回は、ミニマリストと仕事についての記事です
ミニマリストの定義といえば、「最小限のもので生活する」「ものが少ない」というものが第一にくると思います
しかしこのライフスタイルと仕事というものも、実は結構近い関係があり、ミニマリズムの生き方は仕事にも反映できると実感しています
今回は、そんなミニマリストの私の働き方について、お話ししていきます
ミニマリズムが気になる方、もっとミニマムな生活をしたい方の参考になれば幸いです
仕事も「ミニマム」により効率的に、よりシンプルに
私がミニマリストを志したのは、
- 雑多な手間から解放されたい
- もっとシンプルに生きたい
- 効率よく物事を進めていきたい
こんな思いからでした
これって、仕事にも置き換えられるんじゃ、と思ったのは、子供の育児が本格的に始まった頃です
育児はそれこそもう手間に手間が重なるオンパレードで、愛情はたっぷり注ぎたいけれども、手間は極力無くして体力の温存や子供へのスキンシップに当てた方が良いのではと思うよ雨になりました
また、本格的に保育園への登園が始まると、フルタイムでの勤務に加えて、保育園の準備、さらに家事も通常通り行わなければならず、旦那の助けがあっても、もっと効率的にできなかと模索しました
そこで、抜本的に大変な仕事をもっと効率的にできなかと考えました
このミニマリズムを仕事に応用することで、取り入れる前よりも格段に作業効率が上がったと思っています
具体的な対策方法を１０個まとめましたので、良かったら取り入れてみてくださいね
- １．デスクトップは常にシンプルに
- ２．資料作成は可能な限りコピーする
- ３．メールの文面もシンプルを心がける
- ４．会議ではだらだら話さない
- ５．電話は急ぎのときにしか使わない
- ６．メールやチャットアプリをうまく活用して時間を使う
- ７．仕事の持ち物もシンプルにすぐ使えるように
- ８．タスク化する前に消化する
- ９．「言われたらすぐやる」「言われる前にやる」
- １０．仕事に感情とプライペートは持ち出さない
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１．デスクトップは常にシンプルに
よく、デスクトップにたくさんパワポの資料やエクセルのデータ、タイトルから何か分からないPDFなどで、パズルのように隙間なく埋まっている人を見たことがありませんか
そうした場合、欲しいファイルを探すのに、少し時間がかかってしまいますよね
「いや、俺はこの煩雑なデスクトップでもどこに何があるかすぐにわかる」という強者もいますが、一瞬でも画面いっぱいのアイコンが目の前にあれば、人は必ず何秒か躊躇します
さらに、人間はその人生の７６日も「探す時間」に当てているそうです
もっと言えば、鏡があるトイレと鏡がないトイレだと平均での滞在時間も変わってくるそうです
小さな積み重ねですが、大きな結果になると私は信じています
この小さな積み重ねをなくすためにも、私はデスクトップは最大でも２行のアイコンの量に抑えるようにしています
数としては１０個ほどですが、そのファイルを毎週・毎日使うわけでもないので、もっと少なくてもいいかなと思ってます
必要なファイルは会社のサーバーで保存されていますし、基本的に私は会社のサーバー上で資料作成も行うのでデスクトップは常に「今作業しているもの」くらいしかありません
終わったらゴミ箱に入れるか、一旦自分宛にメールをして保存するなど、常に作業場は綺麗にしておきます
一概には言えませんが、私の中では「デスクトップのアイコンの量＝頭の中のタスクの量」と思ってやっています
数分でも数秒でも効率的にいきたいのです
２．資料作成は可能な限りコピーする
資料作成が本当に多いです（笑）
資料を作らない日はないほどで、この文化なんとかならんもんかと上司に相談しています（みんなも口を揃えてそう言います）
なんだか、成果が「綺麗な資料を作ること」になっていて、「内容が詰まった資料を作ること」からは少し逸脱しているような気もしますが。会社がそれを望むのであれば、別に間違ったことをしてはいないなと感じています
どこかの会社が、「資料はメモ帳」だったか「資料はワード」というものを見て、「画期的だな」と感動したことがあります
もちろんパワポが必要な場もあると思いますが、全部のシーンでないと思いますし、「ここは淡い色がいい」とかそんな個人の趣味はわりと挟まないようにしているます
そこで、資料は全力でコピーできるものがないかまず探して、資料作成の効率化を図っています
とは言っても全部が全部コピーして使いまわせるものでもなく、むしろコピーされる資料を作る側なので難しいところもありますが、可能な限りここの作業に力を入れます
資料ってそんなにオリジナルとか個性を出す必要ってないと思うのです（少なくとも私は）
伝えたいことが伝われば資料としての役割は果たせていると思います
オリジナルは、施策を考えたり、アイデアを生み出す場で必要なので、資料作成でそこまで汗をかいてやるものではないと信じています（現実、厳しいですがね（笑））
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３．メールの文面もシンプルを心がける
毎日、何百通とくるメール
そのうちの何十通かに返信をするわけすが、返信内容は拘らないようにしています
最低限１０人が見て、的確に物事が伝わる内容で、蛇足はつけずにシンプルな文面で送ります
昔は、メール分に拘っていた時期もあり、「丁寧に返さないと失礼だ」とか「この文言の方が適切だ」とか思う時期もありましたが、何周か周って、そうした表現がふさわしい場面とそうでない場面の切り替えで対応して、なるべくメールにかける時間を少なくしています
私の仕事は「メール返信」だけではないこともあり、機械的にはなってしまいますが、時間をかけるべきところは別にあるので、ここで脳を疲弊させないためにも、あまり時間はかけません
さらに言えば、メールを読む相手の時間も取ることになるので、だらだらと長文で御丁寧に書くのではなく、端的に伝わる文面でミニマム化しています
４．会議ではだらだら話さない
会議は、多くの時間を拘束される大きなイベントです
私は内職推奨派なので、自分にあまり関係のないときは、ガンガン資料を作ったり作業をします
会議でなんだか長々なと話す人っていませんか？
なんだか話し足りないのか、寂しがりやなのかわかりませんが、「そんなには話さなくても・・・」と思うこともしばしば（笑）
テレワークだからこそのコミュニケーションの場かもしれませんが、全員が拘束されている会議の場だからこそ、ここは時間のもったいなさ優先で、シンプルに伝えています
会議は自分の知っている意見をひけらかす場でもないので、目的と議題に沿っていればそれで良いと思っています
コミュニケーションは、別の場でやるようにしています
それに会議のように全体の集合の場であっても、WEB会議のような場では、極論数人でのコミュニケーションしか取れないと思っています
最終的にコミュニケーションが取れるのは、１対１の場なのかなと
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５．電話は急ぎのときにしか使わない
電話はあまり使いません
電話が苦手なこともありますし、メールで済むこともわざわざ電話をするのもなんだか大袈裟な気がして、電話は本当の急ぎのときにしか使っていません
それも相手がわかってくれているようで、「どうしたの？」と緊張感を持って話してくれるのがいいと感じています
電話は相手の「良い都合」を独占してしまうものと思っています
仕事が絶好調のときに電話がきて、いざ電話を切ると「あれ、いま何してたっけ？」と中断されるともったいないですよね
仕事が一息ついて、メールやチャットを見て返信してもらうくらいの余裕があれば効率よく進むはずです
６．メールやチャットアプリをうまく活用して時間を使う
前述の項目にも共通しますが、電話をしない代わりに、メールやチャットアプリを多用します
「自分がやったことは、相手にもされる」と思っているので、電話をがんがんかけると「この人は電話がいいんだな」と思われるので、連絡が電話メインになると思います
逆にメールやチャットが多いと「この人は電話じゃない方がいいんだな」と思われるようになるので、連絡を待つこちらもスムーズになります
あと、私はせっかちなので、電話をして折り返しがない時などそわそわしてしまうので、メールやチャットはそのソワソワがないので、私に撮っては居心地がいい連絡手段です
もちろん、込み入った話などは電話の方がスムーズなときがあるので、そこは使い分けをしています
さらにメールやアプリのメリットは、やりとりが証跡として残るので、内容をメモすることもなければ、あとから読みかすことができるので楽です
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７．仕事の持ち物もシンプルにすぐ使えるように
仕事の持ち物も極力シンプルにしています
紙とペン、会社の携帯電話とパソコン、これだけあれば十分に仕事ができます
確かに仕事を効率的にするアイテムも世の中にたくさんありますが、シンプルにすることでそのアイテムが不要になるケースもあります
ものを買うこと（足し算）ではなく、ものを少なくすること（引き算）で対応できるところがあります
それに、テレワークと出社ワークのダブルワークでの働き方では、ものの移動が起こるので、家でも会社でも同じような就業環境を整えるためにも、ものは少ない方が効率的だと思います
それに、ものが少ないと、鞄から出す手間も省けるので、ミニマムに行くと出社時もほぼ手ぶらで出社できる楽しさがありますよ（笑）
８．タスク化する前に消化する
ミニマムに仕事をするために、私はあまり優先順位を考えません
メールは基本的に上から順番に処理していきますし、タスクに回す前に、完了させて脳からそのタスクを消していきます
優先順位をつけるところはありますが、それすらも面倒だな・手間だなと感じてきたので、今は上から順番にこなしています
もちろん、スムーズにいかないこともあるので、そこは柔軟な対応が必要ですが、「タスク化する間にタスクを消化すること」で、そのタスクのことを考えないで済みます
これにより、頭がそのタスクを覚えている必要がなくなり、別のことに考えをシフトすることできます
脳は結構パンパンになるとショートするというかやはり、いかに脳を疲れさせずにシンプルに効率的にできるかがキーだと思っています
脳はアイデアを出したりクリエイティブなことに使いたいので、作業的なもの（数字の更新など）は何も考えずに、機械的にどんどんと消化していきます
これをすることで「優先順位をつける」という動作もなくなるので、またひとつ手間がなくなり、効率的になると思います
大事なのは、優先順位をつけて仕事をするのではなく、最短でいかに効率的に成果物を出すことだと思います
優先順位はあくまでのその人の中の話であり、外から見るとその人の優先順位は目に見えず、見えるのは成果だけなので、そこに拘って仕事をしています
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９．「言われたらすぐやる」「言われる前にやる」
これは、常に私の中にある目標で「言われたらすぐやる」「言われる前にやる」は座右の銘くらいに思っています
「頼まれごとは試されごと」だと認識して、いつも仕事に励んでいます
「 ８．タスク化する前に消化する」に通じる話になりますが、言われる前にやることで、上司や同僚からタスクとして投げられる前に、業務をこなすことができます
また、私は言われることがあまり好きではないタイプなので「あれお願いしたい」や「期日までにこれを確認しないといけない」と言われる前に、どんどんとやって忘れたいタイプです
例えば、パソコンのセキュリティチェックの依頼が来た時はメールが来たときにやりますし、期日までにこの研修を受講してねというものも受講開始日には終わられています
「あとでやろう」ができないタイプでもあるので、先延ばしにするのが苦手で、もやもやしてしまうので、期日よりも前に仕上げて、あとはのんびりしたいのです
焦って仕事をするとろくなことがないのは社会人生活で身に染みているので、「言われたらすぐやる」「言われる前にやる」を続けることで、仕事もだらだらと長引かせてやるのではなく、短期間でミニマムにこなすことができています
昔から夏休みの宿題（ワークブック）は、先生からもらったらすぐやってしまう子で、下校する際にはもう半部以上終わっていました
（姉とどちらが先に終わらせられるかを競っていたことも理由にありますが）
早く仕事を終わらせて、ブログを書いたり他のことに時間を使いたいので、本当に凝縮して仕事をするように意識しています
１０．仕事に感情とプライペートは持ち出さない
最後はこちらです
仕事は仕事、プライペートはプライベートと切り分けることで、仕事に集中できます
プライペートを仕事に持ちこさないのは、プライペートの時間で仕事のことを考えないようにするためでもあります
仕事もプライペートも嫌なことがあると、ずるずるとお互いに悪影響を及ぼしそうな気がするので、ここはきっちり分けることで、頭をうまい具合にスイッチングができ、それぞれに集中できます
仕事にとってプライペートは無駄ではないですが、仕事ができるからと言ってプライペートも充実するわけではないと思っています
プライペートが充実すると仕事も充実しますが、プライベートが疲れていると仕事も疲れてしまいます
そうした影響をなくすためにも、仕事は仕事、プライペートはプライベートを割り切っています
私はプライペートを楽しむために、仕事をしています
プライペートのための仕事なので、いかに効率的に最短で仕事を終わらせられるかだけを常に考えています
そこで厄介になるのは「感情」です
仕事で嫌なこともありますし、「もう少し違う言い方をしてほしいな」と思うことも日常茶飯事です
でもここでこの嫌なモヤモヤした気持ちに執着していると、仕事のパフォーマンスにかなり影響するので、ここはいっそ機械になってひたすら仕事に励みます
この負の感情は、家でいう「溜まった食器」や「残ったホコリ」「ため込んだ洗濯物」と同じだと思います
マイナスものもは、どんなに見てもマイナスにしかならず、見れば見るほど気持ちが落ちていきます
感情で行った仕事のクオリティはそこまで高くなくなるのが私の持論なので、仕事はあくまでも成果を出すものを割り切って、効率を考えシンプルに仕事をするようにしています
最後に
以上、ミニマリストの私が意識して行っている仕事のポイント１０選でした
取り入れらるものがあれば、ぜひ明日から試してみてくださいね
結構自分で言うのもあれですが、効率重視で仕事をしているので、誰よりも仕事は早くやるようにしているので、そこは一目置かれているようです
私はボールを持っていたくないだけなので、すぐに誰かにパスしちゃうだけなのですが、それがいい意味で裏目に出て評価されているようです
個人的にミニマリズムは仕事にも活かせる素敵な考えだと思います
最後までお付き合いいただき、ありがとうございます
参考になりましたら、幸いでございます
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